Ce que ton comptable te demande en fin d'année
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Ton comptable te demande cinq choses, toujours les mêmes : le détail de tes ventes, tes reversements aux déposantes, tes achats de stock et leur provenance, tes frais, et tes relevés bancaires accompagnés de la valeur de ton stock au dernier jour de l'exercice. Ce qui prend du temps n'est pas de les fournir, c'est de les reconstituer douze mois après. Un vendeur qui exporte chaque mois passe une heure sur sa clôture ; un vendeur qui s'y met en décembre y passe plusieurs jours.
Cet article liste précisément ce qu'on te demandera, explique pourquoi la seconde main pose deux problèmes que les autres commerces n'ont pas, et montre comment sortir l'ensemble en une fois depuis ton outil de gestion.
Un commerçant classique a un flux d'argent : il achète, il vend, il encaisse. Toi, tu en as trois, et ils ne se ressemblent pas.
Le premier flux, c'est la vente sur plateforme. Le problème est que le virement que tu reçois n'est pas le prix de vente. C'est un montant net, après frais de plateforme, souvent groupé sur plusieurs commandes, et il arrive avec un décalage de plusieurs jours. Si ton comptable reprend tes virements comme chiffre d'affaires, il se trompe dans les deux sens : il oublie les frais, qui sont une charge, et il rate la date réelle de la vente. C'est exactement le sujet de notre article sur le rapprochement entre tes ventes et tes encaissements.
Le deuxième flux, c'est le dépôt-vente, et c'est le plus mal compris. Quand tu vends la pièce d'une déposante, l'argent transite par toi mais ne t'appartient pas en totalité. Ton revenu, c'est ta commission. La part de la déposante est une somme que tu encaisses puis que tu reverses. Encore faut-il pouvoir le démontrer, sinon l'administration peut considérer la totalité comme ton chiffre d'affaires. Ce qui le démontre, ce sont deux pièces : une facture de commission par déposante et la trace du reversement. Notre guide sur la facturation de ta commission au déposant détaille les mentions à y faire figurer.
Le troisième flux, c'est l'achat de stock. Lots en gros, vide-greniers, particuliers, boutiques qui déstockent. Le point sensible n'est pas le montant, c'est la provenance : un achat de marchandises destiné à la revente doit pouvoir être justifié.
Trois flux, trois logiques, et un seul compte bancaire pour tout recevoir. Voilà pourquoi une clôture qui prend deux heures dans un autre métier en prend deux jours ici.
Pas un total annuel, pas un relevé bancaire : une ligne par vente. Pour chacune, il lui faut la date de la vente, le prix payé par l'acheteur, les frais retenus par la plateforme, le montant net reçu, et la référence de l'article. C'est ce document qui permet de reconstituer un chiffre d'affaires juste et de passer les frais en charges. Sans lui, on additionne des virements, et le résultat est faux.
Pour chaque déposante, sur l'année : ce qui a été vendu, la part qui lui revient, la date à laquelle tu l'as payée, et la facture de commission correspondante. C'est le bloc qui protège ton chiffre d'affaires réel. Un vendeur qui gère cinquante déposantes et reconstitue cela à la main en décembre y passe une semaine, et se trompe.
Factures des grossistes, bons d'achat, et pour les achats à des particuliers un document simple mentionnant la date, la description du lot, le montant et l'identité du vendeur. Les activités d'achat pour revente doivent tenir un registre de leurs achats : c'est une obligation, pas une bonne pratique. Ton comptable te le demandera, et un contrôle aussi.
Ce bloc est celui que tout le monde sous-évalue. Frais d'expédition et d'emballage, abonnement à ton logiciel de gestion, frais de plateforme, matériel photo, cintres, portants, housses, éventuellement un loyer ou une part de tes charges si tu travailles chez toi, assurance, frais bancaires. Rassemble les factures dans un seul dossier au fil de l'eau : c'est trente minutes par mois, et plusieurs jours si tu le fais une fois par an.
Les relevés des douze mois du compte dédié à l'activité, et la valeur de ton stock au dernier jour de l'exercice. Ce dernier point surprend souvent : les invendus ne sont pas une perte, ce sont des marchandises que tu détiens encore, et elles doivent être valorisées à leur prix d'achat. Un inventaire à jour te donne ce chiffre en une requête ; un stock tenu de tête ne te le donne jamais.
C'est précisément ce à quoi sert un outil de gestion, et c'est là que la différence avec un tableur se voit. Dans DressKare, chaque vente est enregistrée avec sa date, son prix, ses frais et l'article concerné ; chaque déposante a sa fiche, ses articles, ses ventes et ses reversements ; et la facturation produit automatiquement les factures de commission chaque mois, sans que tu aies à les rédiger. Le détail de ce fonctionnement est dans notre article sur la facturation automatique.
Concrètement, la préparation de la clôture tient en quatre gestes : exporter le détail des ventes de l'exercice, exporter l'état des déposantes avec les reversements, réunir les factures d'achat et de frais dans un dossier daté, et relever la valeur du stock au dernier jour. Notre article sur la sauvegarde et l'export de tes données explique comment récupérer proprement ces fichiers et où les ranger.
Si tu compares les formules avant de te décider, la page tarifs détaille ce que chacune inclut côté facturation et déposantes.
Confondre le virement et la vente. Un virement groupé du 3 janvier peut contenir des ventes de décembre. Si tu rattaches tes ventes à la date du virement, tu déplaces du chiffre d'affaires d'un exercice à l'autre. La date qui compte est celle de la vente.
Déclarer le brut du dépôt-vente. Encaisser cent euros pour une pièce dont soixante reviennent à la déposante ne fait pas cent euros de chiffre d'affaires. Mais sans facture de commission et sans trace du reversement, tu n'as rien pour le prouver.
Oublier les frais de plateforme. Ce sont des charges déductibles selon ton régime, et elles se comptent en centaines d'euros sur une année active. Elles n'apparaissent nulle part sur ton relevé bancaire, puisqu'elles sont déduites avant le virement. Seul l'export détaillé les fait apparaître.
Compter sur l'historique de la plateforme. Les plateformes ne conservent pas l'historique indéfiniment, et un compte fermé ou restreint emporte ses données avec lui. Le jour où tu en as besoin est précisément celui où tu ne peux plus y accéder. Exporte au fil de l'eau, chaque mois, et garde une copie ailleurs.
Les documents comptables et leurs pièces justificatives se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice, en application de l'article L123-22 du code de commerce. Les documents que l'administration peut réclamer lors d'un contrôle fiscal relèvent d'un délai de six ans, prévu à l'article L102 B du livre des procédures fiscales. La règle simple à retenir est donc : tout, pendant dix ans.
Dix ans, cela veut dire que le classement compte autant que le contenu. Un dossier par exercice, quatre sous-dossiers correspondant aux quatre exports ci-dessus, une sauvegarde ailleurs que sur ton ordinateur de travail. Les règles fiscales et les seuils évoluent, et ta situation dépend de ton régime : fais valider ton organisation par ton comptable une fois, puis répète-la chaque mois.
La clôture d'un vendeur de seconde main n'est pas difficile, elle est longue quand on la découvre en décembre. Trois flux à séparer, cinq blocs à fournir, et une seule habitude qui change tout : exporter chaque mois plutôt qu'une fois par an. Si tu tiens encore ton activité sur un tableur, c'est cette période de l'année qui te montrera ce qu'elle coûte vraiment.
Cinq blocs. Le détail de tes ventes sur l'année, ligne par ligne, avec la date, le montant encaissé et les frais retenus par la plateforme. Les reversements faits à tes déposantes et les factures de commission correspondantes. Les achats de stock avec leurs justificatifs de provenance. Les frais professionnels, abonnements et frais d'expédition compris. Enfin les relevés bancaires de l'année et la valeur de ton stock au dernier jour de l'exercice.
Parce que le virement reçu est un montant net, après frais de la plateforme, et souvent groupé sur plusieurs ventes. Ton chiffre d'affaires est la somme des prix de vente bruts, pas la somme des virements. Un comptable qui reprend les virements comme chiffre d'affaires te fera déclarer moins que la réalité, ce qui est un risque en cas de contrôle. C'est pour cela que le détail par vente est indispensable, et pas seulement le relevé bancaire.
Non, et c'est l'erreur la plus fréquente. Sur une pièce vendue en dépôt-vente, la part qui revient à la déposante n'est pas ton revenu : tu l'encaisses puis tu la reverses. Ton chiffre d'affaires, c'est ta commission. Encore faut-il pouvoir le prouver, avec une facture de commission par déposante et la trace du reversement. Sans ces pièces, l'administration peut considérer la totalité encaissée comme ton revenu.
Les documents comptables et les pièces justificatives se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice, selon l'article L123-22 du code de commerce. Les pièces à présenter en cas de contrôle fiscal relèvent, elles, d'un délai de six ans prévu par l'article L102 B du livre des procédures fiscales. En pratique, on garde tout dix ans, sous forme numérique, et on sauvegarde ailleurs que sur le seul ordinateur de travail.
Non, et c'est le principal levier. Un export mensuel, rangé dans un dossier par année, transforme une corvée de plusieurs jours en une vérification d'une heure. Le vrai coût de la fin d'exercice n'est pas la comptabilité elle-même : c'est de devoir reconstituer douze mois de ventes, de reversements et de justificatifs qu'on n'a pas rangés au fur et à mesure, souvent sur des plateformes qui ne gardent pas l'historique indéfiniment.
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