Facturer sa commission au déposant
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Une déposante te confie douze pièces. Sept se vendent pour trois cent quarante euros au total. Tu prends ta commission, tu lui verses le reste, et tu passes à la suivante. Sur le papier, l'affaire est réglée.
Sauf qu'il manque une pièce au dossier, et c'est celle qui te protège : le document qui dit noir sur blanc ce qui s'est vendu, à quel prix, quelle part te revient et quelle part lui revient. Sans lui, tu n'as ni preuve de ton chiffre d'affaires, ni moyen de trancher une contestation trois mois plus tard, ni comptabilité tenable en fin d'année.
Voici ce que ce document doit contenir, quand l'émettre, et comment le produire sans y passer une soirée par déposante.
C'est le point qui bloque le plus souvent, et il mérite d'être posé clairement.
En dépôt-vente, tu ne vends pas un vêtement qui t'appartient. Le vêtement reste la propriété de la déposante jusqu'à la vente, et tu agis pour son compte. Ton chiffre d'affaires à toi, ce n'est donc pas le prix de vente du vêtement : c'est ta commission, c'est-à-dire le service que tu rends.
Cette distinction a trois conséquences très concrètes.
La première : ce que tu déclares, c'est ta commission, pas la totalité encaissée. Confondre les deux gonfle artificiellement ton chiffre d'affaires et peut te faire franchir des seuils qui ne te concernent pas.
La deuxième : la facture que tu établis est une facture de prestation de service adressée à la déposante, pas une facture de vente adressée à l'acheteur.
La troisième : la somme que tu lui reverses n'est pas une charge au sens habituel, c'est de l'argent qui ne t'a jamais appartenu. Ta comptabilité doit le montrer.
Si le cadre de la relation elle-même n'est pas encore écrit chez toi, commence par là : notre article sur le contrat de dépôt-vente et ses mentions obligatoires pose les bases sur lesquelles la facture vient s'appuyer.
Une facture n'est pas un tableau libre. Le code de commerce impose un socle, et l'omission d'une mention peut être sanctionnée. Voici ce qui doit y être.
La date d'émission, et un numéro unique, tiré d'une séquence continue sans trou. Tu ne peux pas numéroter 1, 2, puis 5.
Ton identité complète : nom ou raison sociale, adresse, numéro SIREN ou SIRET, et la forme juridique si tu es en société.
L'identité de la déposante : nom et adresse.
La date de la prestation, autrement dit la période sur laquelle portent les ventes concernées.
La désignation précise de ce qui est facturé. C'est ici que se joue la clarté : commission sur la vente de sept articles, période du 1er au 31 juillet, avec le détail article par article en annexe ou dans le corps du document.
Le prix unitaire et le montant total hors taxes.
Le traitement de la TVA. Si tu es en franchise en base, tu ne factures pas de TVA et tu dois porter la mention TVA non applicable, article 293 B du CGI. Si tu y es assujettie, tu fais apparaître le taux et le montant. Le fonctionnement de la franchise en base et ses seuils sont détaillés dans notre article sur le régime de TVA en franchise de base.
Le montant total à payer.
La date ou le délai de règlement, ainsi que les pénalités de retard applicables et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement lorsque la déposante est un professionnel.
Dans les faits, tu ne demandes presque jamais à la déposante de te payer. Tu encaisses la vente, tu prélèves ta part, et tu lui envoies le solde. La facture existe quand même, et elle se lit à l'envers de l'habitude.
La façon la plus lisible de présenter le document est en trois lignes.
Le total des ventes encaissées pour son compte sur la période, avec le détail par article.
Ta commission, exprimée en taux et en montant, avec la mention de TVA qui te concerne.
Le net à reverser, qui est la différence, avec la date et le moyen de versement.
Ce format a un avantage immédiat : la déposante comprend d'un coup d'oeil ce qui s'est passé, et tu n'as pas à répondre à un message par article. Il en a un second, moins visible mais décisif en cas de contestation : il fait apparaître le prix de vente réel de chaque pièce, ce qui coupe court aux discussions sur les remises consenties. Notre article sur valider les prix avec les déposantes explique comment poser cet accord en amont, ce qui rend la facture beaucoup plus simple à faire accepter.
Trois rythmes coexistent, et le bon dépend de ton volume.
À chaque vente, si tu as peu de déposantes et des pièces à forte valeur. C'est le plus lisible pour elles, mais c'est aussi le plus lourd pour toi dès que le nombre de pièces monte.
Au mois, ce qui est le rythme le plus courant et le plus tenable. Une facture récapitulative par déposante et par mois, émise dans les premiers jours du mois suivant, avec le reversement dans la foulée.
À la fin du dépôt, quand la relation est ponctuelle : la déposante confie un lot, tu vends pendant une période convenue, et tu clôtures avec un document unique et la restitution des invendus.
Quelle que soit la formule, écris-la dans le contrat et tiens-la. Le reproche le plus fréquent des déposantes n'est pas le taux de commission, c'est de ne pas savoir quand elles seront payées.
C'est la partie où le sujet devient vite pénible, parce que la facture n'est que la sortie d'un travail de suivi qui doit exister en amont.
Trois conditions rendent l'opération rapide.
Chaque pièce est rattachée à une déposante dès son entrée en stock, pas au moment de la vente. Retrouver a posteriori à qui appartenait un pull vendu en juin est une perte de temps garantie.
Le prix de vente réel est enregistré, pas le prix affiché. Entre les remises et les offres acceptées, l'écart est fréquent et il fausse tout le calcul.
Le taux de commission est attaché à la déposante ou à la pièce, pas recalculé de mémoire.
Quand ces trois conditions sont réunies, la facture mensuelle se produit à partir des données déjà saisies, sans ressaisie. C'est exactement ce que fait un logiciel de dépôt-vente : il tient le lien pièce, déposante, prix réel et commission, et il en sort le récapitulatif. Notre comparatif sur gérer son dépôt-vente sur un tableur et ses limites montre à partir de quel volume le tableur décroche.
Si tu préfères ne pas gérer cette partie du tout, elle peut aussi être portée par un service qui prend le dépôt en charge de bout en bout, comme le dépôt-vente de vêtements en ligne : la déposante envoie ses pièces, le professionnel vend, et le décompte lui est présenté déjà fait.
Les factures se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice, au titre des pièces comptables. Ce n'est pas une formalité : c'est aussi ta seule preuve, en cas de contrôle, que la totalité des sommes encaissées n'était pas ton chiffre d'affaires.
Garde-les au format électronique avec une sauvegarde hors de ton ordinateur, et classe-les par déposante autant que par mois. La question qui arrive un jour n'est jamais combien j'ai facturé en juillet, c'est combien j'ai reversé à telle personne depuis le début.
C'est ta commission. Le vêtement reste la propriété de la déposante jusqu'à la vente et tu agis pour son compte : ce que tu vends, c'est un service, pas un bien qui t'appartient. La somme que tu reverses n'a jamais été la tienne. Confondre les deux gonfle artificiellement ton chiffre d'affaires et peut te faire franchir des seuils fiscaux qui ne te concernent pas réellement.
La date d'émission et un numéro unique tiré d'une séquence continue, ton identité complète avec SIREN ou SIRET, l'identité de la déposante, la date ou la période de la prestation, la désignation précise de ce qui est facturé, le prix unitaire et le total hors taxes, le traitement de la TVA, le montant total à payer, et la date ou le délai de règlement avec les pénalités de retard. En franchise en base, ajoute la mention TVA non applicable, article 293 B du CGI.
Au mois dans la grande majorité des cas : une facture récapitulative par déposante, émise dans les premiers jours du mois suivant, avec le reversement dans la foulée. La facturation à chaque vente ne tient que si tu as peu de déposantes et des pièces à forte valeur. La facturation à la fin du dépôt convient aux relations ponctuelles. Quel que soit le rythme, écris-le dans le contrat et tiens-le : le reproche le plus fréquent n'est pas le taux, c'est l'incertitude sur la date de paiement.
En trois lignes. Le total des ventes encaissées pour son compte sur la période, avec le détail par article. Ta commission, exprimée en taux et en montant, avec la mention de TVA qui te concerne. Puis le net à reverser, avec la date et le moyen de versement. Ce format fait apparaître le prix de vente réel de chaque pièce, ce qui coupe court aux contestations sur les remises accordées.
Dix ans à compter de la clôture de l'exercice, au titre des pièces comptables. Conserve-les au format électronique avec une sauvegarde hors de ton ordinateur, et classe-les par déposante autant que par mois. C'est aussi ta seule preuve, en cas de contrôle, que la totalité des sommes encaissées n'était pas ton chiffre d'affaires.
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