Les droits de tes acheteuses quand tu vends en pro
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Tu as forcément un fichier quelque part. Un tableur, un carnet, une note sur ton téléphone, avec les noms de tes déposantes, leurs adresses, leurs numéros, parfois leur IBAN pour les reversements. C'est indispensable pour travailler, et personne ne t'a jamais expliqué ce que tu avais le droit d'y mettre ni combien de temps le garder.
Ce fichier a pourtant un nom juridique : c'est un traitement de données personnelles. Dès l'instant où tu exerces à titre professionnel, tu en es responsable, quel que soit ton volume et même si tu travailles seule depuis ton salon.
Rien de tout cela n'est compliqué. Mais mieux vaut poser les bonnes habitudes tôt, parce que reprendre un fichier constitué depuis trois ans est autrement plus pénible.
Le règlement européen sur la protection des données ne prévoit pas de seuil de chiffre d'affaires ni de nombre de clients en dessous duquel il ne s'appliquerait pas. Il s'applique dès qu'une activité professionnelle traite des données identifiant des personnes.
Une vendeuse qui gère quinze déposantes est donc concernée au même titre qu'une entreprise de cinquante salariés. Ce qui change, ce sont les obligations formelles : les très petites structures échappent à la plupart des lourdeurs administratives, mais pas aux principes de fond.
Et ces principes se résument à trois questions simples, à te poser pour chaque information que tu notes : est-ce que j'en ai vraiment besoin, est-ce que je sais pourquoi je la garde, et est-ce que je sais quand je vais l'effacer.
Le principe directeur est celui de la minimisation : tu ne collectes que ce qui sert réellement à exécuter la prestation. Pas ce qui pourrait servir un jour.
Pour une activité de dépôt-vente, la liste utile est courte et tient en cinq éléments.
Ce qui ne figure pas sur cette liste n'a rien à faire dans ton fichier. La date de naissance, la profession, la situation familiale, les tailles portées, les remarques personnelles sur le caractère d'une cliente : rien de tout cela n'est nécessaire pour vendre un vêtement, et tout cela t'expose sans rien t'apporter.
Une mention particulière pour les commentaires libres. La case « notes » d'un tableur est le principal endroit où les problèmes se créent, parce qu'on y écrit spontanément des choses qu'on n'écrirait jamais ailleurs. Retiens une règle : une note doit pouvoir être lue par la personne concernée sans que tu sois gênée. Si ce n'est pas le cas, elle ne doit pas être écrite.
C'est la question la plus mal comprise, parce qu'il n'y a pas une durée unique mais plusieurs, selon la nature de l'information.
Les données de contact servent tant que la relation est active. Une fois le dernier dépôt restitué ou soldé, elles n'ont plus de raison d'être conservées indéfiniment. Une pratique raisonnable consiste à les effacer après quelques années sans aucune activité, en prévenant la personne avant.
Les pièces comptables suivent une autre logique et une autre durée : factures, relevés de reversement et justificatifs relèvent des obligations comptables, qui imposent une conservation longue, de l'ordre de dix ans après la clôture de l'exercice. Tu ne peux pas les effacer plus tôt, même si la déposante te le demande.
Cette distinction est essentielle et elle règle la plupart des cas concrets : une demande d'effacement porte sur ton fichier de contacts, pas sur ta comptabilité. Tu peux retirer quelqu'un de ta liste de diffusion et de ton carnet d'adresses tout en conservant les factures qui la concernent, parce que la loi t'y oblige.
Les coordonnées bancaires, elles, ne devraient être conservées que le temps d'effectuer les reversements dus. Une fois le dernier virement passé et le dépôt clos, il n'y a plus de raison de garder un IBAN dans un tableur.
C'est la donnée qui expose le plus, et c'est aussi celle qu'on stocke le plus négligemment, souvent dans une colonne d'un fichier partagé ou dans un fil de messages.
Trois précautions valent la peine. Ne le stocke pas dans une conversation, ni dans un message de plateforme, ni dans une photo de RIB restée dans ta galerie. Ne le partage pas avec un tiers, quel qu'il soit. Et efface-le une fois le dernier reversement effectué, plutôt que de le laisser dormir dans une ligne inactive.
Si tu utilises un outil de gestion dédié, ces coordonnées sont stockées dans un espace protégé et rattachées à la fiche de la déposante plutôt que recopiées à la main dans plusieurs endroits. C'est le principal intérêt d'une fiche déposant structurée par rapport à un tableur : une donnée saisie une fois, à un seul endroit, se supprime aussi à un seul endroit.
La mécanique des reversements et les traces à conserver sont détaillées dans notre article sur le reversement aux déposants.
Aucun ne demande d'avocat ni de logiciel particulier. Compte une heure au total.
Dire à quoi servent les données. Une phrase dans ton contrat de dépôt suffit : quelles informations tu collectes, pourquoi, combien de temps tu les gardes, et comment la personne peut demander à les consulter ou à les faire effacer. C'est une mention à ajouter au même endroit que les autres, décrites dans notre article sur les mentions obligatoires du contrat de dépôt-vente.
Tenir un registre. Un simple tableau qui liste tes traitements : gestion des déposantes, gestion des ventes, envoi d'informations commerciales. Pour chacun, ce que tu collectes, pourquoi, combien de temps. Trois lignes suffisent pour une activité de dépôt-vente, et ce document reste chez toi.
Ranger au même endroit. Le vrai risque, pour une petite structure, ce n'est pas le piratage : c'est la dispersion. Le même numéro de téléphone dans un tableur, un carnet, deux fils de messages et un vieux téléphone. Un seul fichier de référence règle la moitié du sujet.
Protéger l'accès. Mot de passe sur l'ordinateur et sur le téléphone, sauvegarde chiffrée, et pas de fichier de déposantes sur une clé USB qui traîne. Si quelqu'un t'aide ponctuellement, il n'a pas besoin de voir les IBAN.
Demander avant d'envoyer des offres. Utiliser une adresse e-mail pour prévenir qu'un dépôt est vendu relève de l'exécution du contrat. L'utiliser pour envoyer une promotion relève de la prospection, et cela suppose un accord explicite. Une case à cocher au moment du dépôt suffit, à condition qu'elle ne soit pas pré-cochée.
Toute personne dont tu détiens les données peut te demander d'y accéder, de les corriger, de les effacer, ou de s'opposer à certains usages. Ces demandes se font sans forme particulière : un message suffit.
En pratique, tu as un délai raisonnable pour répondre, de l'ordre d'un mois. Ce qu'on attend de toi n'est pas une procédure sophistiquée, c'est une réponse. Un accusé de réception, puis l'envoi de ce que tu détiens ou la confirmation de l'effacement.
Deux cas méritent une réponse nuancée. Si la personne a encore des pièces chez toi ou un solde à percevoir, tu ne peux pas tout effacer : tu dois conserver ce qui permet d'exécuter le contrat en cours. Et si la demande porte sur des factures, tu expliques que la loi comptable t'impose de les garder, en précisant la durée.
Formulé simplement, cela ne crée aucune tension. C'est même souvent perçu comme un signe de sérieux, dans un métier où les déposantes confient à la fois leurs affaires et leurs coordonnées bancaires à quelqu'un qu'elles connaissent peu. Le cadre de cette confiance est le même que celui décrit dans notre article sur la responsabilité sur les vêtements confiés.
Les photos de vêtements ne posent aucun problème : un pull n'est pas une personne.
Deux situations demandent en revanche un accord. Les photos portées, où le visage ou la silhouette de quelqu'un est reconnaissable, et les captures d'écran de conversations que tu utiliserais comme témoignage. Dans les deux cas, un accord écrit, même par message, règle la question.
Attention aussi aux photos prises à la réception d'un colis : une étiquette d'expédition lisible sur une image publiée dévoile un nom et une adresse. C'est l'oubli le plus fréquent, et le plus simple à éviter en recadrant.
Ne collecte que ce qui sert, écris une phrase dans ton contrat, tiens un registre de trois lignes, garde tout au même endroit, et distingue bien tes contacts de ta comptabilité : les premiers s'effacent, la seconde se conserve.
Si tu passes par un service qui gère lui-même la relation avec les déposantes, comme Once Again, une partie de ces données ne transite tout simplement pas par toi, ce qui réduit d'autant ta responsabilité.
Ce sujet a mauvaise réputation parce qu'on l'associe à des formalités de grande entreprise. À l'échelle d'une activité de dépôt-vente, il se résume à une hygiène de fichier, et cette hygiène te protège autant qu'elle protège tes déposantes.
Ce guide donne des repères pratiques et ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit sur ta situation particulière.
Oui. Le règlement ne prévoit aucun seuil de chiffre d'affaires ou de nombre de clients en dessous duquel il ne s'appliquerait pas : il concerne toute activité professionnelle qui traite des données identifiant des personnes. Une vendeuse qui gère quinze déposantes est donc concernée. Ce qui change pour les très petites structures, ce sont les obligations formelles, allégées, pas les principes de fond.
Tant que la relation est active, puis quelques années au plus après le dernier dépôt clos. Il faut distinguer deux choses : les données de contact, qui s'effacent une fois la relation terminée, et les pièces comptables comme les factures et les relevés de reversement, qui relèvent d'une obligation de conservation longue, de l'ordre de dix ans après la clôture de l'exercice.
Elle peut le demander, et tu dois y répondre dans un délai raisonnable, de l'ordre d'un mois. Mais l'effacement n'est pas absolu : tu dois conserver ce qui permet d'exécuter un contrat en cours, donc si elle a encore des pièces chez toi ou un solde à percevoir. Et tu dois conserver les factures la concernant, parce que la loi comptable t'y oblige. Il suffit de l'expliquer.
Dans un seul endroit protégé, jamais dans une conversation, un message de plateforme ou une photo de RIB restée dans la galerie du téléphone. Efface l'IBAN une fois le dernier reversement effectué plutôt que de le laisser dormir dans une ligne inactive. Un outil de gestion qui rattache la coordonnée à la fiche de la déposante évite les recopies multiples, difficiles à supprimer ensuite.
Oui, et c'est une distinction importante. Utiliser une adresse e-mail pour prévenir qu'un dépôt est vendu relève de l'exécution du contrat et ne demande pas d'accord particulier. L'utiliser pour envoyer une promotion relève de la prospection commerciale et suppose un accord explicite. Une case à cocher au moment du dépôt suffit, à condition qu'elle ne soit pas pré-cochée.
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